emails nur mit frankiertem Rückumschlag

während obige Forderung jeglicher Sinnhaftigkeit entbehrt, gilt für den Umgang im email Verkehr doch eine gewisse Netiquette…

Ich gehe der Reihe nach die Elemente einer email durch, in der man eine solche verfasst und stelle einige Behauptungen auf.

Vorbemerkung

Das Medium / der Kanal email ist ein steinaltes Nachrichten-Austausch-Format. Im Jahre 2014 ca. 43 Jahre alt. Die erste email hat übrigens Ray Tomlinson am Mittwoch, 8. Juni 1971 versendet. Der Inhalt: QWERTYUIOP. Fast so Sinnvoll wie 90% aller emails, die heutzutage durchs Netz geistern. Dieser Tage erfreut sich email noch immer großer Beliebtheit und wird von jeder Person in unserem Umfeld beinahe täglich genutzt. So entsteht zwar der Eindruck, dass 100% aller auf dem Globus lebenden Menschen eine email Adresse haben, jedoch sind offenbar nur circa 2,5 Milliarden Menschen mit dem Internet verbunden. Das sind lediglich 34,5% der Weltbevölkerung. Dazu bitte ich um Beachtung der Internet World Stats.

Schreibung des Wortes “email” et. al.

Laut Duden schreibt man “die oder das E-Mail“. Laut mancher interner CI-Vorgaben schreibt man “das e-Mail”. Laut Cheret schreibt man “die email”.
Warum?
– Jeder weiß, was gemeint ist
– Dem gemeinen Leser haftet das Wort im Hirn, weil es ja FALSCH geschrieben ist
– Die Grammatik-Nazis haben einen neuen Sinn im Leben, sich über diese Schreibung aufzuregen
– Ich spare mir 3 Tastendrückereien (SHIFT, -, Shift), wenn ich statt E-Mail einfach email schreibe
– Ich bleibe dabei konsistent
– Wenn ich es lang genug so mache, wird es Kultur, sobald es Andere für sich entdecken
– Es ist schon längst eine eigene Kultur, weil ich 2 Kulturen mische (de_DE und en_GB) und meine Eigene daraus mache
– Ich schreibe öfter emails an email Adressen, die auf .co.uk enden, als an Solche, die auf .de enden, daher bin ich die Kleinschreibung schon gewohnt

Dann noch zu den ganzen email Feldern:
Absender = FROM, An = TO, Weiterleiten = Fwd:, Antworten = RE:, CC = CC, BCC = BCC, Betreff = Subject, Inhalt der Nachricht = BODY, Anhang = Attachment
Warum?
– Erfüllt das Denken nur seinen Zweck, denken wir uns die Grenzen weg. (Ja, ich weiß. Unvollständig zitiert und für eigene Zwecke missbraucht)
– INTERNATIONAL LOVE

Netiquette

FROM

Nur ein email Konto? Das dann aber bitte richtig konfiguriert. emails sollten auf dem Transportweg immer verschlüsselt sein. Versand daher zwingend via SMTPS. Wenn der Provider das nicht unterstützt, ist ein dringender Wechsel angesagt. Außerdem gibt man zur Beschreibung einen wohl bekannten Internetnamen an oder seinen bürgerlichen Vor- und Nachnamen. In meinem Falle wäre das “Mark Cheret”. Dies legt man beim Anlegen des email Accounts in seinem email Client fest. Natürlich kann man das zu jedem Zeitpunkt ändern (= richtig stellen). Dann sieht der Empfänger direkt, mit wem er es zu tun hat. Welches Gerät man benutzt, tut nichts zur Sache.

TO

emails schreibt man an maximal 3 Personen im TO Feld.

CC

Der Rest wird im CC abgefeiert.
Kein CC-Spam. Man muss nicht immer auf “Allen Antworten” klicken!
Kein “nach Vorne kommunizieren” via CC. Wenn man bei jeder Gelegenheit den Chef oder Vereinsvorsitzenden mit auf CC setzt, damit das geschriebene auch ja ernst genommen wird, glaubt irgendwann keiner mehr an deine eigene Authorität.
CC steht für Carbon Copy.

BCC

BCC steht für Blind Carbon Copy. Ich habe auch schon viel Unfug gehört, wofür BCC angeblich stehen soll. Ich bin ja kein Fan davon, falsche Dinge zu wiederholen, aber eine falsche Bedeutung muss ich hier rausposaunen. Es gibt tatsächlich Leute die glauben, dass BCC für Business Copy steht. Großartig!

emails an eine Vielzahl an Empfängern sendet man TO sich selbst und BCC alle anderen. Damit stellt man sich selbst nicht bloß und zeigt niemanden, wie schlecht sein eigenes Adressbuch gepflegt ist (Zu den email Adressen stehen beim Empfänger die Namen dabei, die im eigenen Adressbuch stehen. So zum Beispiel Chef, Schatz, Ex, …). Außerdem veröffentlicht man keine email Adressen derer, die ohnehin keine Zustimmung gegeben haben, dass ihre email Adresse auf diese Art publiziert wird.
Der Hintergrund: TO ist ein Adressfeld, dass jeder Empfänger sehen kann. BCC heißt Blind Carbon Copy und übermittelt eine Blind-Kopie der email. Daher sieht man so die Empfänger nicht und jedermanns Privatsphäre ist gewahrt. Das gilt auch in Vereinen oder anders gearteten Clubs / Zusammenschlüssen von Menschen. Auch dann, wenn sich angeblich jeder kennt. Das heißt nämlich noch lange nicht, dass jeder seinen Rechner von Viren frei halten kann, die Spams an alle gesammelten Adressen schicken.
Die eleganteste Lösung ist natürlich ein personalisiertes Massen-Mailing, das für jeden Empfänger eine separate Mail mit einer Person im TO sendet.
Update: Übrigens haben diese Forderung mit Massenmails in BCC senden inzwischen sogar CSU-Vorstände verstanden.

RE

Wenn man antwortet, lässt man bisherigen Verlauf in der email bestehen.
Wer gezwungen ist, sowas wie Outlook auf Deutsch zu benutzen, sollte dieses Potthässliche AW: unbedingt durch das weltweit genutzte RE: austauschen. Das für jede email. Alternative ist der Umstieg auf eine anderssprachige Version von Outlook oder überhaupt erst einmal auf einen benutzbaren email Client, NICHT Incredimail. Das ist incredibly weichgespült. Weichspüler ist schlecht für Microfaser.
Wenn man nicht sofort auf alles antworten kann, sollte man zumindest eine kurze Antwort verfassen. À la: “Grüß dich, Habe die Mail erhalten, werde allerdings erst in x Tagen darauf antworten, wenn es hier wieder ruhiger ist”

Fwd

Weiterleiten einer email nur, wenn davon ausgegangen werden kann, dass der ursprüngliche Absender nicht widersprechen würde, wenn man eine email an einen Dritten weiterleitet.
Wer gezwungen ist, sowas wie Outlook auf Deutsch zu benutzen, sollte dieses Potthässliche WG: unbedingt durch das weltweit genutzte Fwd: austauschen. Das für jede Mail. Alternative ist der Umstieg auf eine anderssprachige Version von Outlook oder überhaupt erst einmal auf einen benutzbaren email Client, NICHT Incredimail. Das ist incredibly weichgespült.

Man leitet außerdem keine Ketten emails weiter. Sonst landet man auf der schwarzen Liste.

Subject

Der Betreff einer Nachricht sollte aussagekräfitg sein und mit dem Inhalt des gesagten im BODY überein stimmen. Zudem ist es möglich, kurze Informationen zu kommunizieren, indem man eine email sendet deren Subject alle Informationen beinhaltet. Beispiel: “Meeting heute 14:00 ersatzlos abgesagt.” Danach folgt ein BODY, der nur die Signatur enthält. Kein Subject anzugeben ist mindestens geschmacklos, wenn nicht sogar dämlich. Die meisten (vernünftigen) email Clients warnen extra, bevor man eine email mit leerem Subject durch die Welt geistern lässt.

BODY

Eine kurze Begrüßung in einer email kann man schon erwarten.
Ausnahme ist, wenn die email an seinen übermäßg gestressten Chefredakteur geht, der keine Zeit hat, Begrüßungen zu lesen und sich lieber mit den wesentlichen Dingen auseinander setzt.
Unter Bekannten kann man sich eine Begrüßung frühestens ab der ersten Rückantwort sparen. Also dann, wenn das Gegenüber mit Begrüßungsformeln im Hin und Her aufhört. Es gibt allerdings auch Leute, die es einem Übel nehmen, wenn man keine Begrüßungsformel benutzt. Das sind dann aber auch die, die einem aus anderen Sachen ebenso einen Strick drehen werden.

Auch wenn jeder glaubt, unfassbar Modern zu sein, indem er sämtliche Satzzeichen ausspart, heißt das nicht, dass das hilfreich ist. Orthographie hat noch immer seine Existenzberechtigung und dient der leichten Lesbarkeit und stellt sicher, dass ausgesagt wird, was gemeint ist. Oftmals verändert sich der Sinn eines Satzes, wenn man keine Satzzeichen setzt.
emails, in denen der Eine dem Anderen erklärt, welche Rechtschreibfehler gemacht wurden sind sinnlos. Wer es bis jetzt noch nicht verstanden hat, wird deshalb dadurch nicht schlauer.

Am Besten, man befasst sich pro email mit nur einem Thema. Dann fällt die Antwort auch leichter und klarer aus. Frei nach dem Motto: “Neues Thema, neues email”

ALL CAPS HILFT NIEMANDEM und ist mit schreien gleichbedeutend.

Ein bisschen Formatierung und Sinnabschnitte dürfen auch sein.

Signatur

emails haben eine Signatur. Darin stehen sinnvolle Informationen wie Handynummer, Vor- und Nachname, Wohnanschrift / Semesteranschrift, Link auf eigene Internetseite, kreatives Zitat.

Geokoordinaten stehen nicht in einer Signatur! Vor allem dann nicht, wenn nicht dabei steht, welches Koordinatensystem verwendet wird. Signaturtext hat Nutz- oder Informationswert, nicht den Anspruch total ausgeflippt oder Weltfremd rüber zu kommen.
Ausnahme: Man betreibt sein eigenes Königreich.

Attachments

Man spare sich übermäßig große Anhänge in emails. Spätestens ab 10MB ist das Text-Austausch-Format email dem Zwecke nicht mehr angemessen und es bedarf anderer Mittel. Nämlich solcher, die zum Datei-Austausch gedacht sind, etwa SFTP. Man spare sich nach Möglichkeit Anhänge überhaupt.

Priority

emails schickt man nicht immer mit der Priority !!. Auch wenn es diese Option gibt, sollte man sie nicht andauernd benutzen. Man sollte diese Option eigentlich überhaupt nicht benutzen.

Send

Vor dem Versenden einer email sollte man diese in jedem Falle noch einmal korrekturlesen. Dazu gehören ALLE Felder, nicht nur der BODY.

Und danach

– Ruft man die Person nicht sofort an, ob sie die email erhalten hat oder gar schon gelesen hat.
– Startet man keinen Rückruf der email. Auch wenn die Outlooks dieser Welt derartige Optionen anbieten. You don’t recall email, ’cause you don’t recall email. Wer seine email korrektur gelesen hat, hat auch keinen Grund, eine email zurückzurufen.

Danksagung

Ich muss denen Danken, die mit schlechtem Beispiel voran gehen und mich überhaupt dazu gebracht haben, diesen Meta-Artikel zu verfassen. Ich schaffe es, meine email Accounts bei insgesamt circa 200 ungelesenen emails zu halten. Wäre schön, wenn der Prozentsatz derer emails, die man gerne liest steigt. Lieber les ich schön geschriebenes.